German B1 letter phrases: by purpose, with du and Sie
Redaktion · 8 October 2026 · 3 min read
In short
At B1 you usually write a personal email (du) and a semi-formal email (Sie): in Goethe B1 about 80 and about 40 words, in telc B1 one letter with four guiding points. Each purpose has set phrases: inviting, thanking, apologising, asking, suggesting, complaining. What matters most is that greeting, closing and du or Sie match the recipient.
Which letters B1 asks for
| Exam | Task | Words |
|---|---|---|
| Goethe B1 and ÖSD B1, part 1 | personal email to a friend (du), three points: describe, justify, suggest | about 80 |
| Goethe B1 and ÖSD B1, part 3 | semi-formal email (Sie), for example apologising to the course teacher | about 40 |
| telc Deutsch B1 | semi-formal letter or email with four guiding points | not stated |
Phrases by purpose
| Purpose | informal (du) | formal (Sie) |
|---|---|---|
| Opening | Liebe Anna, / Hallo Tom, danke für deine Nachricht. | Sehr geehrte Frau Müller, / Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Thanking | Vielen Dank für das tolle Geschenk. | Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. |
| Apologising | Es tut mir leid, dass ich nicht kommen konnte. | Leider kann ich den Termin am Montag nicht wahrnehmen. Ich bitte um Entschuldigung. |
| Giving a reason | Ich war leider krank, deshalb … | Der Grund ist, dass ich an diesem Tag arbeiten muss. |
| Asking | Kannst du mir bitte … schicken? | Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob …? |
| Suggesting | Wie wäre es mit Samstag? / Wollen wir uns … treffen? | Wäre es möglich, einen neuen Termin zu vereinbaren? |
| Complaining | Ich habe mich echt geärgert, weil … | Leider muss ich mich über … beschweren. Ich erwarte, dass … |
| Closing | Ich freue mich auf deine Antwort. Viele Grüße | Ich freue mich auf Ihre Antwort. Mit freundlichen Grüßen |
Example: Goethe B1, part 3 (about 40 words)
Task from the model test: your course teacher, Frau Müller, has invited you to a meeting and you cannot come. Our model answer, 43 words:
Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für die Einladung. Leider kann ich am Donnerstag nicht kommen, weil ich an diesem Tag arbeiten muss. Das tut mir sehr leid. Wäre es möglich, einen neuen Termin nächste Woche zu vereinbaren? Mit freundlichen Grüßen, Amira Haddad
Three mistakes that cost points
- Mixing du and Sie: "Sehr geehrte Frau Müller, wie geht es dir?" Stay with one form, including "Ihnen" and "Ihre" (capitalised).
- A missing point: tick off every point of the task before you write the closing.
- Phrases without content: one sentence with a reason or example per point shows you solved the task.
How telc B1 marks the letter: telc B1 writing. Word counts for all exams: writing word count A1 to C2. Giving your opinion in the guestbook task: opinion phrases.
Frequently asked questions
How do I start a formal letter in German at B1?
With "Sehr geehrte Frau …" or "Sehr geehrter Herr …" if you know the name, otherwise "Sehr geehrte Damen und Herren". Close with "Mit freundlichen Grüßen".
How many words is the Goethe B1 letter?
Part 1 about 80 words, part 2 about 80 words, part 3 about 40 words. telc B1 gives no word count.
How do I apologise politely in German?
"Es tut mir leid, dass …" with friends; formally "Ich bitte um Entschuldigung" or "Leider kann ich den Termin nicht wahrnehmen".
Can I mix du and Sie?
No. Decide at the start based on the recipient and stick to it, including pronouns such as Ihnen and Ihre.
Sources
- Goethe-Zertifikat B1, model test for adults (PDF), checked 8 October 2026
- telc Deutsch B1, practice test 1 (PDF), checked 8 October 2026
